Overstappen naar een nieuw online salaris- en HR-pakket: onze ervaringen met Loket.nl

Voor velen is het ontvangen van je salaris een van de mooiste momenten van de maand, echt een dag om naar uit te kijken. Helaas is dat zuurverdiende salaris vaak alweer sneller op dan je zou wensen. Herkenbaar? ;-) Maar hoe is je salaris nu precies opgebouwd? En hoe valt het netto/bruto verschil op je rekening te verklaren? Voor de meesten is dit hogere wiskunde, grenzend aan tovenarij. Voor ons, Jennifer en Laura, loonadviseurs bij Zirkzee-groep, is salarisadministratie & payrolling gesneden koek. Daarom geven we je graag een kijkje achter de schermen van ons dagelijks werk op de salarisafdeling. Dit keer vertellen we graag meer over onze overstap naar het onlinesoftwarepakket Loket.nl.

Al enige tijd waren wij als Zirkzee aan het overwegen om over te stappen naar een nieuw pakket. De afweging om over te stappen naar een ander pakket had onder andere te maken met het feit dat het toenmalige pakket erg bewerkelijk was, waardoor de verwerking veel tijd kostte. Ook het online gedeelte voor de werkgever en werknemer werkte niet optimaal. Dit samen maakte dat wij het pakket eerder klantonvriendelijk vonden, dan klantvriendelijk. Tijd dus voor een overstap!

Loket.nl: de meest robuuste, betrouwbare onlinesoftware voor salaris & personeel

Om een goede keuze te kunnen maken en er zeker van te zijn dat we een toekomstbestendig pakket kozen, hebben we meerdere (salaris)pakketten met elkaar vergeleken. Uiteindelijk is de keuze gevallen op online softwareprogramma Loket.nl.

Redenen waarom wij voor Loket.nl hebben gekozen:

• Tijdwinst;
• Koppelingen met software voor verschillende urenregistraties, boekhoudpakketten, HR-systemen en pensioenen;
• Standaard inlog voor de accountant;
• Goede en overzichtelijke online omgeving voor werkgever en werknemer;
• Het pakket houdt rekening met de vernietigingstermijnen van het personeelsdossier;
• Het pakket houdt rekening met de voorwaarden en verplichtingen vanuit de AVG (Europese privacywetgeving).

Bijkomend voordeel: Loket.nl heeft in oktober 2018 het keurmerk Zeker-online gekregen. Dit is een keurmerk van de Belastingdienst in samenwerking met ECP (Platform voor de Informatie Samenleving) om kwaliteitsgarantie te bieden. Het doel hiervan is om de onlinedienstverlening voor de gebruiker veiliger te maken.

Het eerste halfjaar implementeren van en werken met Loket.nl

In november 2018 zijn wij gestart met de conversie van het oude pakket naar Loket.nl. Hierbij werden wij ondersteund door Gearsoft, die de basisgegevens uit het oude pakket heeft ingelezen in Loket.nl. Onze vaste contactpersoon bij Loket.nl is Jack Cales, die wij mochten lastigvallen met al onze vragen (en dat hebben we ook veelvuldig gedaan!)

Vervolgens zijn wij met onze salaris-collega Maartje op cursus geweest voor het inrichten en beheer van de software. Daarnaast hebben wij met het voltallig loonteam een cursus gevolgd voor de verwerking van de lonen.

Zo konden wij afgelopen november en december al starten met een schaduwverwerking van de salarissen van november en december (een verwerking in het nieuwe pakket, terwijl het oude pakket ook nog draaide (red.)). Dit om te controleren of alle data goed was overgekomen.

In het eerste kwartaal 2019 zijn we aan de slag geweest om zoveel mogelijk werkgevers en werknemers toegang te verlenen tot het online portaal. Nu zijn we vooral bezig met het koppelen van de verschillende boekhoudprogramma’s, zodat de gegevens uit de loonverwerking automatische verwerkt worden in de boekhouding.

In het verleden hebben wij eerder een dergelijke overstap van salarispakket meegemaakt. We vonden het nu vooral een mooie uitdaging om betrokken te zijn bij zowel de keuze van een nieuw pakket als de daadwerkelijke implementatie en alles wat daarbij komt kijken. En daarnaast het ondersteunen van onze collega’s waarbij wij onze eerdere ervaring konden delen, dat alles ‘in the end’, altijd goed komt. En niets is minder waar gebleken. Ondanks de late start (en wat overuren!), is alles gelukkig toch goed gekomen!

“Ondanks het feit dat jullie pas op 8 november zijn gestart met de implementatie. zijn jullie er toch in geslaagd om, zonder externe inhuur, de implementatie voor alle werkgevers met de bijbehorende werknemers in januari te verlonen met Loket.nl. Complimenten hiervoor!” Jack Cales (Loket.nl)

Onze ervaringen tot dusver

Bij de overstap waren wij blij verrast dat het pakket adressen direct vanuit Google Maps controleert. Zo hebben we adressen met spelfouten kunnen aanpassen. Ook “denkt” de software met je mee, bijvoorbeeld door een waarschuwing te geven als het tijdens de verwerking een fout denkt te zien.

Door de inrichting in de oude software konden we helaas niet alle gewenste koppelingen maken. Hierdoor is er minder data overgezet dan waarop wij in eerste instantie hadden gerekend. Mede hierdoor liep het schaduwdraaien flinke vertraging op.

Al met al zijn we toch zeer tevreden met het nieuwe pakket en hoe de overstap is verlopen. Dankzij de inzet van het hele loonteam van Zirkzee is de migratie een succes geworden en kunnen wij onze klanten beter bedienen.

Tijdens het evaluatiegesprek wat wij in maart 2019 hebben gehad met Loket.nl kregen wij mooie complimenten van Loket.nl. Zij lieten ons weten hoever wij al zijn gekomen, in minder dan een halfjaar(!), met het inrichten en koppelen van de verschillende mogelijkheden van Loket.nl.

Zo zitten wij qua koppelingen met het werkgeversportaal nu al ongeveer op het landelijk gemiddelde. Het is nu ons streven om dit nog verder omhoog te krijgen. We kijken er ook naar uit om ons in de tweede helft van 2019 nog verder te verdiepen in de mogelijkheden van dit pakket, zodat we onze klanten nog beter kunnen ondersteunen.

Vragen?

Mocht je naar aanleiding van deze blog vragen hebben over dit pakket of over jouw eigen salarisadministratie, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via jvandermeer@zirkzeegroup.com of ljong@zirkzeegroup.com

Jennifer & Laura