ACCOUNTANT NOODZAKELIJK KWAAD? NOU OMDAT…

Veel mensen zien het bezoek van de accountant als een noodzakelijk kwaad. Geef maar toe, als u dit leest en u bent zelf geen accountant (of iets van die strekking) dan denkt u nu vast hetzelfde! Dat een accountant meer voor u kan doen dan uw cijfers controleren en u uw jaarrekening teruggeven met een krul en sticker erop voor goed gedrag, hoop ik (Pepyn Kemper, Extern Accountant) met het volgende voorbeeld*, dat in een ver verleden plaatsvond, te kunnen illustreren:

Op een dinsdagmorgen loop ik (assistent accountant, met voldoende ervaring om een stropdas zonder spiegel te kunnen strikken) bij de administratieve afdeling van een ballenfabriek binnen, aldaar ontspint zich het volgende gesprek:

Ik: “Goedemorgen Balthazar, ik zou graag de betaalprocedure met je willen doornemen”
Balthazar, de controller (type ‘niet l*llen maar poetsen’, zo eentje die een accountant als noodzakelijk kwaad ziet): “ALWEER, dat vroeg je vorig jaar ook al!”
Ik (opgewekt): “Dat klopt, maar ook dit jaar maken wij de controleverklaring bij de jaarrekening die jullie hebben opgesteld, dus moeten we dat ook nu weer weten.”
Balthazar mompelt zachtjes: “Wat een onzin” en begint het proces uit te leggen.

Ik luister geïnteresseerd naar Balthazar die mij (licht zuchtend) het hoe, wat en waarom van het betalingsproces uit de doeken doet. Zodra hij komt bij de interne controles spits ik mijn oren. Nu komen we bij ‘the good stuff’. Zo blijkt hij alle rekeningnummers op de betaaladvieslijst stuk voor stuk te vergelijken met die op de facturen.

Ik (professioneel geïnteresseerd): Waarom controleer je eigenlijk alle rekeningnummers op de betaaladvieslijst?
Balthazar (binnen een nanoseconde): “Waarom wil jij dat weten? Wat heeft dat met de controle van de jaarrekening te maken?”
Ik (blij dat ik weer wat kennis kan verspreiden): “Dat is een goede vraag… Hierbij een illustratief voorbeeld. Als een factuur wordt voldaan aan een verkeerd rekeningnummer, dan verdwijnt die crediteur van de lijst met crediteuren, terwijl je nog wel een verplichting hebt. De rekening moet immers nog voldaan worden aan het juiste rekeningnummer. Hierdoor klopt de lijst met crediteuren in de jaarrekening niet. Vandaar de vraag: ‘Waarom die controle op die manier wordt uitgevoerd?’”

Balthazar kaatst de bal snel terug: “Ik doe het al jaren op die manier.“
Ik: “Oké… Maar waarom?”
Balthazar is even verrast door de vraag, maar dient mij ijzersterk van repliek: “Omdat ik onder andere wil controleren dat die twee -en hij wijst naar het kantoor naast hem- geen rekeningnummers ten onrechte hebben aangepast.“

Even een noot van de schrijver: Met ‘die twee’ bedoelt de controller de twee administrateurs Dimitri en Dyon. Dimitri is het type dat op maandagochtend roept: “Dyon…, nog maar 1715 weken tot mijn pensioen. Dat moeten we vieren met oploskoffie!” Dyon kan het best worden omschreven als iemand die dan antwoordt: “Die opmerking krijgt van mij een like” en vervolgens trekt hij een smileygezicht en steekt hij een duim op. Ze zijn het zelf benoemde team Double Drouble (beide namen beginnen met een D, snapt u hem?! ;-)). En ja, dit staat ook op het bordje bij de twee vissende tuinkabouters bij hun kantoor.

Ik (nu wat nerveus): “Heb jij dan een vermoeden dat ze dat doen?”
Balthazar (kijkt geërgerd en drukt zijn wenkbrauwen tegen elkaar): “Neen, maar ze kunnen toch een foutje maken?
Ik: “Waarom scherm je dan niet het stambestand met crediteuren af, zodat jij de enige bent die de rekeningnummers van crediteuren kan aanpassen?”
Balthazar kijkt als een kip naar onweer: “Kan dat?”
Ik: “Ja, binnen de administratie kun je medewerkers verschillende rollen en verschillend toegang geven. Zo zou je bijvoorbeeld kunnen instellen dat de administratief medewerkers de rekeningnummers van de crediteuren niet kunnen bewerken. Dit zorgt er alleen voor dat jij als controller een extra handeling moet verrichten, namelijk: alle nieuwe crediteuren invoeren. Hiermee voorkom je ook de situatie dat je een fout maakt bij de interne controle…”
Balthazar fronst zijn wenkbrauwen nog dieper.
Ik corrigeer mezelf snel: “…of dat je vervanger tijdens jouw vakantie een fout maakt!”.

Op dat moment klinkt er housemuziek uit de kamer van team Double Drouble.

Balthazar drukt nu zijn wenkbrauwen zo dicht tegen elkaar, dat hij er een walnoot mee kan open persen en fluistert zachtjes: “Gangnam Style is het lievelingsliedje van Dimitri en Dyon”.

Op dit moment besluit ik dat ik voldoende informatie heb over het betalingsproces…

3 weken later tijdens de bespreking met directeur groot aandeelhouder Ruurd (een Dr. Phil-achtig manspersoon (maar dan met haar en gekleed in een Mart  Smeetsachtige wintertrui!), type ‘ik geloof het pas als ik het zie’) komt uiteraard ook de interne procedure omtrent het betaalproces aan bod.

Ik: “Bij de controle van het betaalproces hebben we geen tekortkomingen geconstateerd. Wel zijn er enkele punten voor verbeteringvatbaar. Zoals…”
Ruurd onderbreekt me: “Dat hoeven we niet te bespreken. “
Ik (geïnteresseerd): “Waarom?”
Ruurd (ad-rem): “Balthazar heeft daar al iets nieuws voor gevonden. Met een automatisch dingetje zorgt hij ervoor dat hij de enige is die de rekeningnummers kan aanpassen en invoeren in de administratie.”
Ik (na vijf seconden stilte en met een gezicht alsof ik de opmerking laat bezinken, maar eigenlijk denkend aan mijn happy place): “… Dat is handig! Daarmee vergroot hij zowel de efficiency van de controle, als de betrouwbaarheid van het betaalproces. Maar wat heeft dat eigenlijk te maken met het jaarrekeningproces?”
Ruurd valt stil: “…”
Ik (punch line): “Nou, omdat…”

Zoals gezegd wordt de accountant in sommige gevallen gezien als een noodzakelijk kwaad. Toch is het goed om bij zijn (of haar!) bezoek te vragen welke controles hij allemaal gaat uitvoeren. Een goede accountant weet dat in duidelijke taal uit te leggen. Als bij de controle ook zaken worden geconstateerd waarmee voor u als klant voordelen te behalen zijn, zoals bijvoorbeeld het vergroten van de betrouwbaarheid van de interne beheersing of het efficiënter inrichten van de organisatie, dan wordt ‘een noodzakelijk kwaad’ opeens ‘toegevoegde waarde’.

Wilt u uw administratie en het administratieve proces eens tegen het licht laten houden, en/of uw jaarrekening laten controleren door een accountant die klare taal spreekt? Aarzel dan niet en neem contact op met Zirkzee Audit via: p.kemper@zirkzee.nl. Een vrijblijvend gesprek kan altijd.